De nos jours, à l’ère de la transformation digitale, la signature électronique est de plus en plus populaire au sein des entreprises. Que ce soit pour la signature d’un contrat, d’une facture ou d’un bon de commande, désormais, tout peut se faire à distance. Le sujet vous intéresse ? Découvrez à travers cet article quel est l’intérêt de la signature électronique.
Une signature électronique, c’est quoi ?
Comme son nom peut vous l’indiquer, la signature électronique est la transcription numérique d’une signature manuscrite sur un document. Pour faire court, grâce à une signature électronique, vous avez la possibilité de signer un document à distance. Actuellement, il est possible de signer numériquement plusieurs types de fichiers, Word, PDF, jpg, etc. Néanmoins, il reste préférable de rester sous le format PDF étant donné sa stabilité.
La signature électronique de documents est caractérisée par un marquage en haut de document. Elle ne se distingue donc pas de manière visuelle, comme les signatures manuelles. Certaines informations comme l’état de validation de la signature, les propriétés de signature et le certificat utilisé font également parti des caractéristiques de ce type de signature.
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
L’adoption de la signature électronique peut être source de nombreux avantages pour les entreprises. Notamment :
La sécurité
Contrairement à la signature manuelle qui peut facilement être falsifiée, la signature électronique est beaucoup plus sécuritaire. En effet, la signature numérique bénéficie d’un système de clés de chiffrement et de processus complets d’identifications. Dans ce sens, l’authenticité de la signature et l’intégrité du document sont indéniables.
Le gain de temps et l’efficacité
L’adoption de la signature électronique aide aussi les entreprises à réduire considérablement les processus de transmissions des documents. En effet, il n’est pas rare que pour procéder à des signatures, les documents doivent faire beaucoup de va et vient. Et ce, que ce soit en interne ou en externe. Ce qui pourrait être extrêmement chronophage, de quoi réduire l’efficacité de l’entreprise et le processus de prise de décision ou de validation.
Grâce à la signature électronique, plus besoin d’impression, de numérisation, de coursiers pour faire des allées et venues. C’est rapide, efficace et performant.
L’économie
En plus de maximiser l’efficacité de votre entreprise, l’adoption des signatures électroniques permet aussi de réduire considérablement vos coûts. En effet, sur le long terme, le fait d’imprimer constamment les contrats peuvent se révéler cher. Heureusement, grâce à la signature numérique, l’impression n’est plus nécessaire.
D’ailleurs, les employés en bénéficient également puisqu’ils vont prendre beaucoup moins de temps pour traiter les documents. Vos collaborateurs pourront donc se concentrer sur des tâches plus importantes pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Leur productivité sera à son paroxysme ou votre entreprise sera au top de sa forme.
La protection de l’environnement
Enfin, il est important de noter que la signature électronique a un impact fulgurant sur l’environnement et le développement durable. En effet, non seulement les déplacements de coursiers seront limités, mais l’impression de contrats et de documents seront amoindris. De cette manière, votre entreprise sera beaucoup plus éco-responsable. Vous utiliserez beaucoup moins de papiers et vous arrêterez de vous déplacer inutilement en voiture ou en véhicule à moteur pour la signature de documents.
